La Universidad de Ottawa adopta un futuro sostenible basado en la nube con Saviynt

El reto: Sustituir un sistema obsoleto y laborioso

El sistema de identidad de la universidad se basaba en múltiples portales fragmentados, que requerían cuentas independientes para las distintas funciones. El sistema heredado era incompatible con su nueva plataforma única e integrada para la gestión financiera y la gestión de recursos humanos, se basaba en un aprovisionamiento manual ineficaz y funcionaba en 49 servidores locales, lo que planteaba problemas de mantenimiento, riesgos de rendimiento y problemas de sostenibilidad.

Además, el anticuado sistema universal de tarjetas carecía de una clasificación clara, lo que exigía una amplia supervisión administrativa. Los empleados y los estudiantes necesitaban credenciales separadas para diferentes puntos de acceso, y la incorporación de nuevo personal implicaba un largo proceso de aprobación manual que podía llevar hasta dos semanas.

Para modernizar su infraestructura de identidades, la universidad buscaba una solución IGA flexible y basada en la nube capaz de automatizar la gestión del ciclo de vida, integrarse perfectamente con los sistemas de origen existentes y admitir identidades complejas basadas en funciones.

La solución: Un enfoque moderno de la gestión de identidades

Tras un exhaustivo proceso de RFP, la universidad seleccionó la plataforma IGA nativa en la nube de Saviynt por su capacidad para consolidar la gestión de identidades, imponer el acceso basado en funciones y eliminar la necesidad de una costosa personalización.

Un logro fundamental de esta transformación fue el lanzamiento del sistema de tarjeta universal, que unifica la gestión de identidades físicas y digitales en todo el campus. Antes, los estudiantes, los profesores y el personal necesitaban varias credenciales para diferentes funciones; ahora, Saviynt permite un aprovisionamiento de acceso dinámico y basado en funciones, garantizando actualizaciones automáticas cuando los usuarios cambian de función o abandonan la universidad.

Una innovación fundamental fue la integración de Saviynt con los controles de acceso al campus, el sistema de seguridad física de la universidad. Inicialmente, el equipo consideró la posibilidad de utilizar archivos CSV para la transferencia de datos, pero en su lugar aprovechó la plataforma de identidad en la nube de Saviynt para las actualizaciones en tiempo real, garantizando una sincronización perfecta entre las identidades digitales y los controles de acceso físico.

Al implantar el control de acceso basado en funciones (RBAC), la universidad automatizó la gestión de acceso a los edificios. Los supervisores pueden ahora conceder acceso instantáneo a las zonas controladas, y los cambios se reflejan en todo el sistema en cuestión de minutos. Si un empleado o estudiante pierde su tarjeta, puede desactivarla inmediatamente para evitar accesos no autorizados, mientras que la tarjeta de sustitución se vincula sin problemas a su perfil de identidad.

"Antes, las aprobaciones de acceso implicaban llamadas telefónicas, correos electrónicos o visitas en persona", explica Ronald Monette, director de producto de Modernización y Gobernanza de IAM. "Con Saviynt, hemos eliminado esos cuellos de botella. Ahora, los datos de identidad fluyen dinámicamente, garantizando actualizaciones de seguridad en tiempo real y una experiencia de usuario mucho más fluida."

Los resultados: Un futuro sostenible y escalable

La plataforma en la nube flexible y ampliable de Saviynt eliminó 42 servidores locales a la vez que agilizaba la gestión de identidades para 900.000 identidades, incluidas aquellas con múltiples funciones. Al sustituir el aprovisionamiento manual por la automatización de autoservicio, la universidad mejoró drásticamente la gestión del ciclo de vida de 48.000 estudiantes, 5.000 empleados y terceros como proveedores, socios y antiguos alumnos.

Al adoptar el gobierno de identidades basado en la nube de Saviynt, la Universidad de Ottawa ha mejorado significativamente la seguridad, la eficiencia y la experiencia del usuario. El sistema de tarjeta universal muestra cómo la plataforma de Saviynt apoya las iniciativas de transformación digital de la universidad, convergiendo a la perfección las identidades digitales y físicas para una experiencia segura y sin fricciones.

"Este es un gran paso adelante, no solo para nosotros, sino para las universidades y organizaciones que se enfrentan a retos similares", añadió Ronald. "Hemos creado un nuevo modelo para gestionar la identidad y el acceso que es dinámico, eficiente y pensado para el futuro. Esto mejora la experiencia general del usuario".

A través de su transformación en la nube, la Universidad de Ottawa se ha posicionado a la vanguardia de la gobernanza de la identidad digital en la educación superior, aumentando la seguridad, mejorando la eficiencia operativa y permitiendo la innovación en los próximos años.