L'Université d'Ottawa adopte un avenir durable basé sur l'informatique en nuage avec Saviynt

Le défi : Remplacer un système obsolète et gourmand en main-d'œuvre

Le système d'identité de l'université reposait sur de multiples portails fragmentés, nécessitant des comptes distincts pour différentes fonctions. L'ancien système était incompatible avec la nouvelle plateforme unique et intégrée de gestion financière et de gestion des ressources humaines, reposait sur un provisionnement manuel inefficace et fonctionnait sur 49 serveurs sur site, ce qui posait des problèmes de maintenance, des risques de performance et des problèmes de durabilité.

En outre, le système de cartes universelles, obsolète, n'était pas clairement classé, ce qui nécessitait une supervision administrative importante. Les employés et les étudiants avaient besoin d'identifiants distincts pour différents points d'accès, et l'intégration de nouveaux employés impliquait un long processus d'approbation manuelle qui pouvait prendre jusqu'à deux semaines.

Pour moderniser son infrastructure d'identité, l'université recherchait une solution IGA flexible, basée sur le cloud, capable d'automatiser la gestion du cycle de vie, de s'intégrer de manière transparente aux systèmes sources existants et de prendre en charge des identités complexes basées sur les rôles.

La solution : Une approche moderne de la gouvernance des identités

À l'issue d'un processus d'appel d'offres approfondi, l'université a choisi la plateforme IGA de Saviynt, basée sur le cloud, pour sa capacité à consolider la gestion des identités, à mettre en œuvre un accès basé sur les rôles et à éliminer le besoin d'une personnalisation coûteuse.

Le lancement du système de cartes universelles, qui unifie la gestion des identités physiques et numériques sur le campus, a été l'une des principales réalisations de cette transformation. Auparavant, les étudiants, les professeurs et le personnel avaient besoin de plusieurs justificatifs d'identité pour différentes fonctions. Désormais, Saviynt permet un provisionnement dynamique de l'accès basé sur les rôles, garantissant des mises à jour automatiques lorsque les utilisateurs changent de rôle ou quittent l'université.

L'intégration de Saviynt aux contrôles d'accès du campus, le système de sécurité physique de l'université, a constitué une innovation essentielle. Au départ, l'équipe avait envisagé d'utiliser des fichiers CSV pour le transfert des données, mais elle a préféré s'appuyer sur la plateforme d'identité en nuage de Saviynt pour les mises à jour en temps réel, assurant ainsi une synchronisation transparente entre les identités numériques et les contrôles d'accès physiques.

En mettant en place un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC), l'université a automatisé la gestion de l'accès aux bâtiments. Les superviseurs peuvent désormais accorder instantanément l'accès aux zones contrôlées, et les changements sont répercutés dans le système en quelques minutes. Si un employé ou un étudiant perd sa carte, celle-ci peut être désactivée immédiatement, ce qui empêche tout accès non autorisé, tandis qu'une carte de remplacement est liée de manière transparente à son profil d'identité.

"Auparavant, les approbations d'accès nécessitaient des appels téléphoniques, des courriels ou des visites en personne ", explique Ronald Monette, chef de produit, Modernisation et gouvernance IAM. "Avec Saviynt, nous avons éliminé ces goulets d'étranglement. Désormais, les données d'identité circulent de manière dynamique, ce qui garantit des mises à jour de sécurité en temps réel et une expérience utilisateur beaucoup plus fluide."

Les résultats : Un avenir durable et évolutif

La plateforme cloud flexible et extensible de Saviynt a permis d'éliminer 42 serveurs sur site tout en rationalisant la gestion des identités pour 900 000 d'entre elles, y compris celles ayant des rôles multiples. En remplaçant le provisionnement manuel par l'automatisation en libre-service, l'université a considérablement amélioré la gestion du cycle de vie de 48 000 étudiants, 5 000 employés et des tiers tels que les fournisseurs, les partenaires et les anciens étudiants.

En adoptant la gouvernance des identités basée sur le cloud de Saviynt, l'Université d'Ottawa a considérablement amélioré la sécurité, l'efficacité et l'expérience des utilisateurs. Le système de cartes universelles montre comment la plateforme de Saviynt soutient les initiatives de transformation numérique des universités, en faisant converger de manière transparente les identités numériques et physiques pour une expérience sécurisée et sans friction.

"Il s'agit d'une avancée majeure - non seulement pour nous, mais aussi pour les universités et les organisations confrontées à des défis similaires", a ajouté Ronald. "Nous avons créé un nouveau modèle de gestion des identités et des accès qui est dynamique, efficace et conçu pour l'avenir. Cela améliore l'expérience globale de l'utilisateur.

Grâce à sa transformation en nuage, l'Université d'Ottawa s'est positionnée à l'avant-garde de la gouvernance des identités numériques dans l'enseignement supérieur - en renforçant la sécurité, en améliorant l'efficacité opérationnelle et en favorisant l'innovation pour les années à venir.